Sejak standar akreditasi berganti, satu pertanyaan muncul berulang di ruang rapat manajemen rumah sakit: apakah rekam medis elektronik benar-benar wajib, atau masih bisa ditunda satu siklus lagi? Jawabannya sudah tidak abu-abu. Keputusan Menteri Kesehatan Nomor HK.01.07/MENKES/1596/2024 tentang Standar Akreditasi Rumah Sakit, yang ditetapkan 4 Oktober 2024 dan mencabut KMK 1128/2022, memuat rumusan standar MRMIK 5 yang secara eksplisit menyebut pengelolaan rekam medis elektronik. Praktik berbasis kertas semata tidak lagi memenuhi bunyi standarnya.
Yang menarik, sebagian besar pembahasan RME berhenti di urusan perangkat lunak: vendor mana, modul apa, berapa lisensi. Padahal saat surveyor menelusuri bukti, yang diperiksa juga menyentuh hal yang jauh lebih fisik, yaitu tempat data itu hidup. Server, pendinginnya, kualitas udaranya, dan apa yang terjadi ketika semuanya mati. Bagian inilah yang biasanya luput dari anggaran, dan bagian ini pula yang menjadi wilayah kerja tim teknik rumah sakit.
Dua Dasar Hukum yang Berjalan Bersamaan
Kewajiban RME berdiri di atas dua kaki. Kaki pertama adalah Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 24 Tahun 2022 tentang Rekam Medis, yang mewajibkan seluruh fasilitas pelayanan kesehatan menyelenggarakan rekam medis elektronik dan mengintegrasikannya dengan platform SATUSEHAT, dengan batas waktu penyelenggaraan 31 Desember 2023. Pasal 47 aturan itu mengatur sanksi administratif bertingkat, mulai dari teguran tertulis, rekomendasi penyesuaian status akreditasi, sampai pencabutan izin berusaha.
Kaki kedua adalah standar akreditasi itu sendiri. KMK 1596/2024 memuat 16 bab dengan 228 standar dan 805 elemen penilaian. Manajemen Rekam Medis dan Informasi Kesehatan (MRMIK) berada di kelompok Manajemen Rumah Sakit dan mencakup 13 standar utama beserta substandar 2.1, 2.2, dan 13.1, dengan total 51 elemen penilaian. Rumusan MRMIK 5 menegaskan bahwa rumah sakit menetapkan penyelenggaraan dan pengelolaan rekam medis elektronik terkait asuhan pasien sesuai peraturan perundang-undangan.
Kombinasi keduanya membuat RME wajib dari dua arah sekaligus: wajib secara hukum, dan wajib untuk lulus akreditasi. Perbedaan antara standar lama dan standar yang berlaku sekarang kami uraikan lebih rinci di pembahasan STARKES dan SNARS untuk akreditasi rumah sakit.
Membaca MRMIK 5 dari Sisi Teknik
Elemen penilaian MRMIK 5 berbicara soal regulasi internal, unit pengelola dengan perekam medis yang kompeten, alur rekam medis sejak pasien masuk sampai pulang, dan jaminan mutu penyelenggaraannya. Sekilas semua terdengar administratif. Namun penyelenggaraan yang berjalan sejak registrasi sampai pasien pulang berarti sistem harus tersedia sepanjang jam layanan, termasuk pukul dua dini hari saat instalasi gawat darurat sedang penuh.
Ketersediaan itu tidak dihasilkan oleh perangkat lunak. Ia dihasilkan oleh listrik yang stabil, pendinginan yang tidak berhenti, dan ruangan yang tidak membuat perangkat cepat tua. Rumah sakit yang menyimpan servernya di bekas gudang rekam medis, dengan satu AC split yang dinyalakan sepanjang tahun, secara teknis sudah menjalankan RME. Tapi risiko kehilangan datanya jauh lebih besar daripada yang tercatat di dokumen manapun.
Pada bagian pengelolaan data, standar juga menyinggung penyimpanan yang tidak bertumpu pada satu titik: server di rumah sakit, pencadangan rutin, dan salinan di luar lokasi, baik melalui layanan awan maupun mekanisme lain. Ini konsekuensi yang sering baru disadari saat penyusunan bukti, karena menambah kebutuhan ruang, daya, dan pendinginan, bukan sekadar menambah kapasitas penyimpanan.
Standar Lingkungan Ruang Server Rumah Sakit
Tidak ada regulasi kesehatan Indonesia yang menetapkan angka suhu ruang server rumah sakit. Rujukan yang dipakai industri adalah pedoman termal ASHRAE Technical Committee 9.9 untuk fasilitas kritis dan pusat data. Rentang yang direkomendasikan untuk udara masuk perangkat adalah 18 sampai 27 derajat Celsius, dengan rentang yang masih dapat ditoleransi lebih lebar tergantung kelas peralatan. Kelembapan relatif umumnya dijaga di kisaran 40 sampai 60 persen, dengan titik embun sebagai pengendali sebenarnya.
Angka itu bukan soal kenyamanan. Terlalu kering memicu listrik statis pada perangkat, terlalu lembap mempercepat korosi dan kondensasi. ASHRAE juga menyarankan tingkat korosivitas gas di ruang perangkat dijaga pada level G1 menurut ANSI/ISA 71.04, yang relevan untuk rumah sakit karena udara luar di banyak kota Indonesia membawa sulfur dan partikulat dalam kadar yang tidak kecil.
Beberapa hal yang biasanya perlu dibenahi saat kami meninjau ruang server rumah sakit:
- Pendinginan tanpa cadangan. Satu unit pendingin tanpa konfigurasi N+1 berarti pemeliharaan rutin sama dengan mematikan layanan. Perangkat presisi juga berbeda dari AC kenyamanan karena rasio panas sensibelnya tinggi dan tidak mengeringkan ruangan secara berlebihan.
- Aliran udara yang saling bertabrakan. Rak yang dipasang menghadap satu arah membuat udara panas dari rak depan terhisap kembali oleh rak belakang. Pemisahan lorong dingin dan lorong panas jauh lebih murah dibanding menurunkan suhu seluruh ruangan.
- Filtrasi dan tekanan ruang. Ruang server tidak perlu kelas kebersihan seperti ruang operasi, tetapi tetap butuh penyaringan udara segar yang memadai dan tekanan sedikit positif agar debu koridor tidak masuk lewat celah pintu.
- Kebocoran dan penetrasi. Pipa air atau saluran drainase yang melintas di atas rak adalah temuan klasik. Begitu pula lubang kabel yang tidak ditutup, yang merusak pola aliran udara sekaligus jalur api.
- Pemantauan yang tercatat. Termometer yang hanya dibaca saat ada yang ingat tidak bisa menjadi bukti. Pencatatan suhu dan kelembapan berkelanjutan dengan ambang alarm memberi jejak yang bisa ditunjukkan.
Downtime: Titik Temu MRMIK 13.1 dan Manajemen Fasilitas
Substandar MRMIK 13.1 menuntut rumah sakit memiliki prosedur menghadapi downtime sistem, baik yang terencana maupun tidak, disertai pelatihan staf dan evaluasi setelah kejadian. Di sinilah dokumen sering bertabrakan dengan kenyataan lapangan.
Prosedur downtime biasanya ditulis oleh unit teknologi informasi dan berhenti pada formulir kertas pengganti. Padahal penyebab downtime paling sering di rumah sakit Indonesia bukan kegagalan perangkat lunak, melainkan gangguan daya dan kegagalan pendinginan. Server yang mati karena ruangan menembus 40 derajat pada Sabtu siang adalah peristiwa fasilitas, bukan peristiwa aplikasi.
Karena itu, prosedur downtime yang kuat menyebut dengan jelas siapa yang dihubungi dari sisi teknik, berapa lama sistem tahan menggunakan pasokan daya tak terputus, siapa yang menyalakan genset, dan berapa lama ruangan aman tanpa pendinginan. Uji coba yang dijalankan bersama tim teknik dan tim rekam medis menghasilkan bukti yang jauh lebih meyakinkan dibanding notulen rapat. Pola serupa berlaku pada area kritis lain, seperti yang kami bahas pada standar ruang operasi rumah sakit, di mana kegagalan sistem udara langsung menghentikan layanan.
Menyiapkan Bukti Sebelum Visitasi
Persiapan yang realistis untuk rumah sakit yang RME-nya sudah berjalan berkisar tiga bulan. Untuk yang masih dalam transisi dari kertas, sembilan sampai dua belas bulan lebih masuk akal, karena bukti seperti catatan audit akses dan hasil pengkajian tahunan memang butuh waktu terkumpul, tidak bisa dibuat sepekan sebelum surveyor datang.
Dari sisi infrastruktur, empat berkas berikut layak disiapkan lebih awal: denah ruang server berikut jalur pendinginan dan daya, rekaman suhu serta kelembapan minimal enam bulan terakhir, riwayat pemeliharaan pendingin dan penggantian filter, serta berita acara uji downtime yang melibatkan unit rekam medis. Untuk cakupan dokumen akreditasi yang lebih luas, silakan lihat checklist dokumen persyaratan akreditasi rumah sakit yang sudah kami susun sebelumnya.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apakah rumah sakit kecil tetap wajib menyelenggarakan RME?
Ya. Permenkes 24/2022 berlaku untuk seluruh fasilitas pelayanan kesehatan tanpa membedakan kelas rumah sakit, dan standar MRMIK 5 pada KMK 1596/2024 berlaku sama untuk semua rumah sakit yang diakreditasi. Yang berbeda hanyalah skala infrastrukturnya. Rumah sakit tipe C atau D tidak perlu ruang server sekelas pusat data komersial, tetapi tetap perlu pendinginan yang andal, pencadangan data, dan prosedur downtime yang teruji.
Apakah pakai layanan awan membuat ruang server tidak diperlukan?
Tidak sepenuhnya. Meski basis data utama berada di penyedia awan, rumah sakit tetap mengoperasikan perangkat jaringan, server penghubung, dan sistem penunjang seperti PACS atau antrean yang berada di lokasi. Perangkat itu tetap butuh ruangan dengan suhu dan kelembapan terkendali serta daya cadangan. Selain itu, ketergantungan pada awan memindahkan risiko ke jaringan, sehingga jalur internet redundan menjadi bagian dari kesiapan.
Berapa suhu ideal ruang server rumah sakit?
Acuan yang lazim dipakai adalah pedoman ASHRAE TC 9.9, yaitu 18 sampai 27 derajat Celsius diukur pada sisi masuk udara perangkat, bukan pada dinding atau langit-langit ruangan. Mengejar suhu jauh di bawah rentang itu tidak menambah keandalan dan justru menaikkan tagihan listrik sepanjang tahun.
Apakah kegagalan MRMIK 5 bisa menurunkan status akreditasi?
Bisa. Setiap elemen penilaian yang tidak terpenuhi berpengaruh pada nilai bab, dan nilai bab menentukan tingkat kelulusan. Karena itu, temuan pada penyelenggaraan RME berpotensi menghalangi rumah sakit mencapai tingkat paripurna meskipun bab-bab lain sudah baik.
Menutup Celah antara Dokumen dan Ruangan
Akreditasi berikutnya akan menguji sesuatu yang selama ini dianggap urusan belakang: apakah rumah sakit benar-benar mampu menjaga data pasiennya tetap hidup. Perangkat lunak bisa dibeli dalam hitungan minggu, tetapi ruangan yang layak, pendinginan yang punya cadangan, dan prosedur yang pernah diuji butuh perencanaan lebih panjang.
Sunrise Purification menangani perancangan dan pembangunan ruang bersih serta sistem tata udara untuk rumah sakit, mulai dari ruang operasi dan farmasi steril sampai ruang penunjang seperti ruang server dan ruang panel. Bila rumah sakit Anda sedang menyiapkan visitasi dan ingin memastikan sisi fisik RME tidak menjadi temuan, tim kami di sunrisepurification.com dapat membantu meninjau kondisi ruangan dan menyusun rekomendasi perbaikan yang sesuai anggaran.
